Commandes téléphoniques et créneaux de livraison : organiser la saisie dans Odoo

Une commande reçue par téléphone combine plusieurs informations : le client, les produits souhaités, l’adresse éventuelle et l’heure attendue. Si ces éléments sont dispersés entre des notes et la caisse, l’équipe doit les rapprocher au moment de la préparation. Un parcours de saisie intégré permet de les organiser dès la prise de commande.

Cérès présente cette approche dans sa solution de caisse et prise de commande avec Odoo, avec un fonctionnement à adapter aux procédures du restaurant.

Identifier le client et le mode de remise

La première étape consiste à rechercher le client ou à créer sa fiche si nécessaire. L’opérateur doit ensuite distinguer une commande à retirer d’une commande à livrer. Cette distinction détermine les informations à recueillir et les vérifications à effectuer.

Pour une livraison, faites confirmer l’adresse et les indications utiles à la remise. Pour un retrait, clarifiez le lieu et l’heure annoncés. L’équipe doit savoir quels champs sont nécessaires dans chaque cas, afin de ne pas terminer l’appel avec une information essentielle manquante.

Saisir les produits pendant l’échange

Le catalogue utilisé doit permettre de retrouver les articles, les variantes et les options. L’opérateur peut ainsi relire la commande avant sa validation, avec les quantités et le total. Cette relecture est particulièrement utile pour les menus composés et les demandes de plusieurs personnes.

Le vocabulaire employé au téléphone doit correspondre à celui que l’équipe de préparation retrouve ensuite. Lors du paramétrage, relisez les intitulés et vérifiez qu’une option choisie apparaît de manière compréhensible dans la commande.

Choisir un créneau adapté à l’exploitation

L’interface présentée par Cérès permet de sélectionner un jour et un créneau dans le parcours de commande. Les horaires proposés doivent refléter les règles définies avec le restaurant. La disponibilité des créneaux et les conditions de prise en charge sont à étudier dans le projet.

Il faut notamment décider comment traiter une demande hors horaires, une modification après validation ou un client qui souhaite avancer son retrait. Ces décisions relèvent de votre organisation ; elles doivent être traduites en consignes et, lorsque nécessaire, en adaptations du parcours.

Transmettre les bonnes informations à la préparation

• Les produits et leurs quantités.
• Les options utiles à la réalisation de la commande.
• Le mode de remise : retrait ou livraison.
• L’horaire attendu et l’identification de la commande.
• Les informations opérationnelles nécessaires à l’équipe concernée.

Les modalités de transmission et d’impression se définissent selon l’installation. Le but est que chaque équipe dispose des données utiles à son rôle.

Former les équipes sur quelques scénarios

Avant la mise en service, simulez un nouveau client, une adresse à corriger, un menu avec supplément et un changement d’horaire. Vérifiez aussi la procédure de paiement retenue : elle doit être annoncée clairement et correspondre au parcours configuré.

Ce travail s’intègre à la solution de restauration Odoo. Présentez vos procédures à Cérès pour construire une saisie adaptée à vos commandes téléphoniques et à votre organisation de livraison.